Saber como reduzir custos na empresa é fundamental para garantir a saúde financeira dos negócios. Afinal, quando não há controle sobre os custos das suas atividades, podem surgir dificuldades para manter as contas em dia, o que compromete a sua sobrevivência no mercado.
As empresas que conseguem reduzir os seus custos se tornam mais lucrativas, rentáveis e competitivas. Sem falar que sobra dinheiro para investir em melhorias, contribuindo para otimizações, além de desinchar a estrutura da organização.
Contudo, esse processo de redução tem que ser feito com cautela para que realmente traga os efeitos positivos desejados. Nesse cenário, o setor de RH, que funciona de forma estratégica, pode gerar economias significativas sem que isso resulte na perda de qualidade.
Quer enxugar os custos do seu negócio? Confira, a seguir, as melhores dicas de como o RH pode ajudar na redução de custos de maneira efetiva!
1. Analise os custos atuais
Antes de qualquer coisa, é necessário ter um panorama das contas da empresa, ou seja, saber quanto e como ela gasta. Com isso, você pode criar uma estratégia de redução de custos mais acertada.
Muitas vezes, as empresas gastam excessivamente porque não fazem uma gestão de contas adequada. Assim sendo, é crucial que todas as despesas sejam registradas, incluindo desde a compra do material de escritório até os almoços que o departamento comercial oferece aos clientes, por exemplo.
Quando os gastos são analisados por categorias, os gestores podem verificar quais setores e atividades do negócio demandam mais recursos financeiros e, a partir daí, criar estratégias para economizar.
Embora pareça bobagem, coisas simples como reformular o seu contrato com a companhia de internet pode gerar grandes economias. O desafio é exatamente identificar quais são os gastos exorbitantes e isso é viável com um estudo consistente dos seus custos atuais.
2. Recrute talentos de forma inteligente
Se você tiver critérios mais claros e objetivos para o recrutamento e seleção, a organização vai ter um índice menor de rotatividade dos colaboradores, o que implica em menores custos com demissão e contratação de novos profissionais. Isso porque as pessoas selecionadas estarão devidamente ajustadas ao cargo e às normas da empresa.
Além disso, quando o empregado tem o perfil ideal para ocupar o cargo, os investimentos feitos com treinamento também serão menores. Uma vez que esteja satisfeito com as suas atividades e com o tratamento dado pelo empregador, o funcionário vai permanecer mais tempo na companhia, reduzindo os gastos com novos processos seletivos e rescisões.
É indicado tomar cuidado com relação às demissões, pois os custos com direitos trabalhistas precisam ser analisados detalhadamente, bem como as perdas em médio e longo prazo de colaboradores considerados produtivos e experientes.
3. Automatize processos
Um dos grandes vilões das finanças das empresas é a ineficiência das atividades organizacionais. Nesse sentido, vale ressaltar que quanto mais eficiente for o trabalho executado, menos você vai gastar com energia elétrica, matéria-prima e horas extras. Em uma escala mais ampla, será possível fazer o mesmo trabalho com menos colaboradores quando ele é realizado da forma correta.
Diante disso, a tecnologia é uma importante aliada para reduzir custos. Alguns departamentos, como o financeiro, requerem muitas operações diárias, como o registro de todas as contas a pagar e receber. Caso haja um sistema eletrônico, a organização dessas atividades passa a ser muito mais simples, dinâmica e rápida.
São diversos os processos que podem ser automatizados, em diferentes áreas. A disponibilização de um portal específico para os funcionários, por exemplo, é uma medida para cortar os gastos com os processos manuais.
Nesse espaço, os colaboradores podem solucionar sozinhos questões relacionadas a pagamentos, pedidos de férias, atualização de cadastros, emissão de documentos e licenças. Ao fazer isso, a empresa poupa tempo e dinheiro, e ainda promove a valorização da autonomia e proatividade do seu time, estimulando a cultura digital.
4. Otimize a jornada de trabalho
Em se tratando da otimização da jornada de trabalho, é necessário adotar práticas que auxiliem aproveitar ao máximo o tempo em que cada funcionário está na empresa. Para que isso aconteça é preciso voltar a sua atenção para o desenvolvimento do trabalho, evitando aquelas ‘’escapadinhas’’ para acessar as redes sociais ou fumar, por exemplo.
O horário de trabalho também pode ser melhor administrado. Para tanto, faça revisões frequentes a respeito dos processos de trabalho, distribuição das tarefas e responsabilidades. É imprescindível que todos os trabalhadores participem dessa avaliação, o que evita a sobrecarga de trabalho e permite que eles aproveitem melhor o seu tempo na companhia.
Outro fator que merece atenção são as reuniões de trabalho, que devem acontecer apenas quando realmente forem necessárias e precisam ter horário de início e término previstos. A finalidade é que elas sejam mais rápidas e eficientes.
Com essa iniciativa pode-se reduzir os custos oriundos de horas extras, afastamentos para tratamento de saúde e energia elétrica. O funcionário também poderá fazer as suas atividades com mais segurança e qualidade.
5. Revise e controle os benefícios oferecidos
Os benefícios oferecidos pelas empresas costumam ser muito valorizados pelos colaboradores. Contudo, há empresas que gastam mais do que o necessário e não analisam se esse investimento traz vantagens efetivas para os seus empregados.
Fazer uma pesquisa rápida com a sua equipe pode trazer à tona quais são as suas verdadeiras necessidades, o que tem como prioridade e o que acha importante para manter-se motivada no trabalho. Mantenha um olhar crítico sobre os benefícios que são concedidos e não deixe que o valor dos mesmos saia do controle.
Reavalie os contratos com os parceiros e fornecedores atuais. Por exemplo, os planos de saúde sofrem reajustes anuais de apólice, o que encarece o benefício. Nesse caso, é recomendado buscar no mercado opções com melhor custo-benefício, sem acarretar prejuízos para os colaboradores.
Para obter maior sucesso nesse processo, é importante conscientizar o seu time e contar com o seu apoio na adoção das medidas de contenção. Para isso, haja de maneira transparente, compartilhe informações sobre o negócio, peça sugestões e ideias que beneficiem a todos.
Agora que você sabe como reduzir custos na empresa, já pode eliminar os gastos desnecessários, trazendo folga para o seu orçamento sem perda de qualidade nas suas atividades.
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